La gestión empresarial moderna basa su éxito, más que en la mejora de sus procesos, en su replanteamiento a través de las nuevas tecnologías. La reingeniería de procesos ha descubierto que era imposible la mejora sin un borrón y cuenta nueva en su estudio.
LA ORGANIZACION
La Administración, efectivamente, se ha quedado fuera del entorno. Ni su gente ni su estructura están preparadas en general para atender las demandas de los ciudadanos.
La mentalidad de servicio se adquiere aplicándola en las tareas cotidianas, entendiendo éstas como servicios que se prestan a otras dependencias, roles, personas o directamente al ciudadano. Las relaciones con el ciudadano, dependencia-dependencia, trabajador-trabajador podrían quedar establecidas del tipo Cliente-Proveedor. La exigencia de calidad entre ellos recordará de forma permanente el objetivo común.
El cambio tiene que ser requerido por la propia base de la institución, y en esa línea parece necesario poner a su disposición una estructura informática que lo acelere. La ventaja de basarse en esta tecnología radica en su irreversibilidad. Si conseguimos aplicar en la gestión cotidiana una herramienta que potencie las cualidades que necesariamente hay que empezar a valorar (calidad, capacidad de comunicación, actualización constante, trabajo en equipo, etc.), probablemente se cuestione la utilidad de la estructura organizativa existente.
¿Por qué estructura informática apostamos?
La informática en la Administración, si no es revolucionaria sirve para poco. Revolucionaria en el sentido que:
Obligue a cuestionar, revisar y optimizar procesos.
Libere de tareas tediosas al funcionario para que pueda profundizar en la calidad del servicio que presta.
Reparta la información y "aplane" la jerarquización, acabando con los compartimentos estancos que son las dependencias
Potencie la colaboración e intercambio de información entre los profesionales e incite al trabajo en grupo.
La experiencia nos ha demostrado que una informática que se integre en la estructura organizativa actual será engullida sin más. Una herramienta que cambia la forma de hacer, facilita y posibilita nuevas acciones, en definitiva tan potente, no puede quedarse limitada por una estructura que además no es eficaz.
Apostar por esta informática supone conseguir más transparencia de gestión, establecer y normalizar la forma de comunicarse con el ciudadano (con un estilo más inteligible), potenciar una imagen corporativa de eficacia-eficiencia que nunca ha tenido la Administración y, sobre todo, realizar un tránsito de una estructura jerárquica con orientación individual, a otra más plana con orientación al equipo/grupo.
La Nueva Ley de Procedimiento, en su declaración de intenciones, ya apunta varios aspectos de los tratados, aún cuando en el propio articulado el legislador no haya plasmado muchas de ellas. Es cuestión de tiempo y no de mucho, el que las mentalidades vayan cambiando y por ende la propia Ley. ¿Estaremos preparados para entonces?
